Onboarding Nuovo Cliente
SMDC v4
Procedura completa per l’inserimento di un nuovo cliente: validazione dati, Drive, utente WordPress, meta WP e record Airtable. Da consultare ad ogni sessione di onboarding.
Cosa serve prima di iniziare
Verifica di avere tutto pronto prima di avviare qualsiasi run. Dati mancanti o errati bloccano la pipeline a metà.
- Cognome / nome oppure ragione sociale del cliente
- Codice fiscale o partita IVA corretti e verificati
- Indirizzo email reale con casella attiva — va bene anche una casella Aruba del dominio studio, purché reale (vedi Sezione 03)
- Numero di telefono, se disponibile
- Foglio CLIENTI_ONBOARDING aperto nel browser
- Progetto Apps Script SMDC_Onboarding_v4 aperto nell’editor
Regola fondamentale
L’onboarding automatico legge dal foglio INPUT soltanto le righe con status = NEW. Prima di eseguire, assicurati che solo i clienti che vuoi processare abbiano questo valore.
Regola operativa sintetica:
INSERISCI CLIENTE IN INPUT → METTI STATUS = NEW → LANCIA ONBOARDING
Clienti senza email ⚠️ CASO SPECIALE
Procedura da seguire per clienti senza email:
Crea casella Aruba reale
Dal pannello Aruba, attiva una casella @studiocommercialistamartinelli.it con il nome appropriato al cliente.
Registra un account Google con quell’email
Vai su accounts.google.com → seleziona “Usa la mia email esistente” → inserisci la casella Aruba appena creata. Non creare un indirizzo @gmail.
Salva le credenziali su Bitwarden
Registra email + password con riferimento chiaro al cliente (es. CICCIONI PIERGIORGIO — Aruba + Google).
Aggiorna il foglio CLIENTI_ONBOARDING
Inserisci la nuova email nella riga del cliente nel tab INPUT. Solo dopo aver fatto questo, procedi.
Imposta status = NEW e lancia lo script
Solo dopo aver completato tutti i passi precedenti, imposta status = NEW ed esegui onboardingRun().
◆ Clienti in HOLD — Email da creare
| Cliente | Email da creare su Aruba | Status |
|---|---|---|
| CICCIONI PIERGIORGIO | [email protected] | HOLD |
| CONDOMINIO VIA ARIOSTO | [email protected] | HOLD |
| MORIV SRL | [email protected] | HOLD |
| S.I.M. SRL | [email protected] | HOLD |
| SALERIO RITA | [email protected] | HOLD |
Procedura passo per passo — 7 step
Preparare la riga nel foglio INPUT
- Apri il foglio CLIENTI_ONBOARDING e vai al tab INPUT.
- Compila o verifica i campi: cognome, nome, codice_fiscale, email, telefono.
- Imposta status = NEW.
Controllare che solo i clienti voluti siano in NEW
- Scorri visivamente tutta la colonna status.
- Lascia NEW solo sulle righe da processare in questo run. Nessuna eccezione.
Aprire il progetto Apps Script
- Apri il progetto SMDC_Onboarding_v4 (link in Sezione 06).
- Apri il file SMDC_Onboarding_Orchestrator.gs.
- Dal menu a tendina delle funzioni seleziona onboardingRun.
Eseguire il run
- Clicca Esegui — una sola volta.
- Attendi il completamento. Non cliccare di nuovo: il LockService blocca le esecuzioni parallele.
Controllare il LOG_ONBOARDING
- Apri il tab LOG_ONBOARDING nel foglio.
- Cerca l’ultimo run_id.
- Verifica che per ogni cliente compaiano questi passaggi in sequenza:
VALIDATION → CF_EMAIL_OK DRIVE → DRIVE_OK WP_USER → WP_USER_OK WP_META → WP_META_OK AIRTABLE → AIRTABLE_OK ORCHESTRATOR→ CLIENT_DONE
Verificare il risultato nel tab INPUT
- Torna al tab INPUT.
- Il cliente deve avere:
status = AIRTABLE_OK ultimo_step_ok= AIRTABLE_OK
Questo significa che l’onboarding è completato correttamente.
Controllo finale consigliato
- ✅ Utente WordPress creato e attivo
- ✅ Cartella cliente presente su Drive
- ✅ Record Airtable creato correttamente
Come leggere il LOG_ONBOARDING
Il tab LOG_ONBOARDING è il punto principale per capire se il run è andato bene o dove si è fermato. Cerca sempre l’ultimo run_id per identificare la sessione corrente.
| Codice log | Significato |
|---|---|
| CF_EMAIL_OK | Validazione iniziale superata — CF / P.IVA e email sono validi. |
| FOLDER_CREATE_START | Partenza creazione struttura cartelle cliente su Drive. |
| DRIVE_OK | Cartella Drive creata e condivisa correttamente. |
| WP_USER_OK | Utente WordPress creato correttamente. |
| WP_META_OK | Meta WordPress scritti e verificati. |
| AIRTABLE_CREATE | Creazione record Airtable in corso. |
| AIRTABLE_OK | Record Airtable creato correttamente. Onboarding completato. |
| CLIENT_DONE | Cliente completato — tutti gli step superati con successo. |
| RUN_END | Fine del batch con contatore OK / ERROR sul totale dei clienti processati. |
Funzioni script disponibili
| onboardingRun() | Funzione principale batch. Legge il foglio, prende tutti i clienti con status = NEW e lancia tutta la pipeline automatica. → Da usare sempre per onboarding reali. |
| processaCliente() | Processa un singolo cliente all’interno della pipeline. → Normalmente non a mano. Serve alla logica interna o a debug controllati. |
| testClienteSingolo() | Test pilota su un singolo cliente specifico. → Usa quando vuoi fare una prova tecnica o un collaudo. |
| verificaConfig() | Controlla che la configurazione del sistema sia coerente e tutti i servizi raggiungibili (Drive, WP, Airtable). → Esegui prima di sessioni importanti o se sospetti problemi. |
| riepilogoStatus() | Fotografia sintetica dello stato generale: quanti clienti in NEW, AIRTABLE_OK, HOLD, ERROR. → Utile per avere una panoramica rapida prima di un batch. |
Apri SMDC_Onboarding_v4 in Apps Script →
https://script.google.com/home/projects/1cldD8bTesZb0bjfhNJRUHBSvGbu-DCrQ8uq-3haegl2OdZb1cdnj3PLL/edit
File script — cosa contengono
- 🎼
SMDC_Onboarding_Orchestrator.gs
Funzione principale batch, gestione LockService (blocco esecuzioni parallele), lettura clienti dal foglio INPUT, run complessivo e contatori finali OK / ERROR.
- 🔧
SMDC_Onboarding_Steps.gs
Step tecnici del provisioning: creazione cartella Drive, creazione utente WordPress, scrittura meta WP, inserimento record Airtable e controlli di verifica post-step.
- 📋
SMDC_Onboarding_Log.gs
Scrittura eventi nel log, codici errore standardizzati, aggiornamento stato nel foglio, funzioni di supporto e audit trail completo delle operazioni.
Uso pratico consigliato
| Scenario | Approccio |
|---|---|
| Cliente singolo delicato o caso speciale | 1 run con 1 solo NEW. Controlla il log attentamente prima di procedere con altri. |
| Piccolo batch controllato | 2–5 clienti in NEW, dati già verificati e puliti. |
| Batch più grande | Solo quando il sistema è stabile, tutti i dati sono già puliti e non ci sono clienti in HOLD. |
Checklist rapida — da tenere sempre accanto
Spunta ogni punto prima e dopo ogni sessione di onboarding.
1. ☐ Compilo / verifico la riga nel tab INPUT 2. ☐ Per clienti senza email → casella Aruba + account Google 3. ☐ Imposto status = NEW 4. ☐ Controllo che SOLO i clienti giusti siano in NEW 5. ☐ Apro SMDC_Onboarding_v4 in Apps Script 6. ☐ Seleziono onboardingRun() 7. ☐ Clicco Esegui — una sola volta 8. ☐ Controllo LOG_ONBOARDING → tutte le voci _OK 9. ☐ Verifico status = AIRTABLE_OK nel tab INPUT 10. ☐ Controllo utente WP + cartella Drive + record Airtable 11. ☐ Promemoria Airtable post-onboarding (vedi Sezione 10)
Promemoria Airtable — post-onboarding
Dopo che l’onboarding è completato (AIRTABLE_OK) è buona pratica fare un rapido controllo nel database Airtable per attivare i flag necessari alle automazioni successive.
- Apri la tabella CLIENTI nella base Airtable dello studio.
- Verifica che il cliente sia stato creato con tutti i campi corretti.
- Controlla il flag CLIENTE_ATTIVO — se il cliente è operativo, impostalo su TRUE.
- Controlla il campo WHATSAPP_ATTIVO — se il cliente usa WhatsApp per notifiche F24, attiva il flag.
Posizione del Google Sheet di onboarding
Il foglio CLIENTI_ONBOARDING si trova sempre in questa posizione su Drive:
Cosa NON modificare negli script
Alcune parti del codice costituiscono l’architettura del sistema. Modificarle senza piena consapevolezza può interrompere l’automazione per tutti i clienti.
🚫 Zone vietate — non toccare
- SMDC_Onboarding_Orchestrator.gs — contiene la logica principale batch e il sistema di sicurezza LockService.
- CONFIG e costanti di sistema — modificare solo se si sa esattamente cosa si sta facendo e si ha approvazione esplicita.
- Ordine degli step: VALIDATION → DRIVE → WP_USER → WP_META → AIRTABLE. L’ordine non è casuale e non va alterato.
In caso di necessità di modifica strutturale, concordare sempre con chi gestisce l’architettura del sistema prima di procedere.
Se l’onboarding non funziona — troubleshooting
Controlla sempre in questo ordine prima di fare qualsiasi altra cosa:
Verifica status nel foglio INPUT
Il cliente ha status = NEW? Se non è NEW, lo script non lo ha processato.
Verifica l’email
È un’email reale? Contiene +? È associata a un account Google? Se no, segui la procedura della Sezione 03.
Cerca il run_id nel LOG_ONBOARDING
Esiste un nuovo run_id? Se non c’è nessun log, lo script non è partito. Controlla che onboardingRun() sia selezionato nel menu funzioni.
Identifica lo step di blocco
L’ultimo codice nel log indica dove la pipeline si è fermata. Consulta la tabella qui sotto per interpretarlo.
-- Step bloccato → cosa controllare -- VALIDATION → Codice fiscale / P.IVA errato, o email non valida / con alias + DRIVE → Problema creazione o condivisione cartella Drive WP_USER → Problema creazione utente WordPress WP_META → Problema scrittura meta WordPress AIRTABLE → Problema collegamento o struttura base Airtable
Errori tipici frequenti:
- EMAILAlias con + — Drive rifiuta con Bad Request. Usare sempre caselle reali.
- GOOGLEEmail non associata ad account Google — Drive non può condividere la cartella.
- BATCHPiù clienti in NEW del previsto — il batch parte su tutti. Controllare sempre prima di eseguire.
- LOCKDoppio click su Esegui — inutile. LockService blocca esecuzioni parallele automaticamente.
- CF/IVA